Opsætning af ansøgning: sådan ser en god ansøgning ud

Hvordan ser en ansøgning ud?

En ansøgning er et brev på én side. Øverst står dine kontaktoplysninger, så modtageren kan se, hvem den er fra, og hvordan du kan kontaktes. Derefter kommer dato og modtager, eventuelt en kort overskrift, og så selve brødteksten i fire til seks afsnit. Den slutter med en hilsen og dit navn.

Herunder kan du se tre af vores ansøgningseksempler. De er skrevet til forskellige fag, men opsætningen er den samme: en tydelig topdel, god luft og korte afsnit, der hver har én opgave. Klik på et eksempel for at læse hele ansøgningen og se det matchende CV.

Ansøgning: SygeplejerskeAnsøgning: SoftwareudviklerAnsøgning: Tømrer

Opbygning af ansøgningen fra top til bund

Opbygningen er næsten den samme i alle danske ansøgninger, og læseren forventer at finde tingene de samme steder. Det er en fordel for dig: du behøver ikke opfinde en struktur, og du kan bruge den samme opsætning til alle dine ansøgninger og kun skifte indholdet ud.

Vil du have opbygningen som tekst, du kan udfylde, så hent vores gratis ansøgningsskabelon på siden med ansøgningseksempler. Den følger præcis rækkefølgen i tabellen.

Topdel og overskrift

Topdelen er det første, læseren ser. Brug dit fulde navn i lidt større skrift, og skriv telefonnummer og mail på én linje under. Adresse er ikke nødvendig længere, men du kan skrive din by, hvis afstanden til arbejdspladsen er en fordel. Brug gerne præcis den samme topdel som i dit CV, så de to dokumenter fremstår som et sæt.

Overskriften er valgfri, men en god overskrift giver dig en ekstra chance for at sætte retningen, før brødteksten begynder. Den skal være kort og konkret. Skriv stillingen og dit vigtigste bidrag, ikke en tom vending som "Ansøgning" eller "Jobansøgning", som læseren allerede ved.

Skrifttype, størrelse og margener

Vælg én læsevenlig skrifttype og hold dig til den i hele ansøgningen. Klassiske valg er Calibri, Arial, Garamond og Georgia. Brug fed til dit navn og eventuelt overskriften, men ikke til hele sætninger i brødteksten. Kursiv og understregning bliver hurtigt uroligt.

Luft er det, der gør en ansøgning let at læse. Giv siden ordentlige margener, og lav en tom linje mellem afsnittene i stedet for at rykke ind. Venstrestil teksten. Lige margener i begge sider ser pæne ud på afstand, men giver ofte store huller mellem ordene.

Hvor lang skal en ansøgning være?

En ansøgning skal fylde én side. Det svarer typisk til 250 til 400 ord fordelt på fire til seks afsnit. Ved nogle ledelses-, forsker- og offentlige stillinger ser man halvanden side, men kortere er næsten altid bedre. En ansøgning, der bliver læst til ende, slår en længere, der kun bliver skimmet.

Hvis teksten løber over, så lad være med at gøre skriften mindre eller margenerne smallere. Skær i stedet i indholdet. De fleste ansøgninger kan blive kortere uden at miste noget.

• Fjern sætninger, der gentager dit CV, som årstal og stillingsbetegnelser.
• Slå to afsnit om det samme sammen til ét.
• Stryg indledende vendinger som "Jeg vil gerne starte med at sige, at".
• Behold ét stærkt eksempel pr. krav i stedet for tre svage.
• Gem uddybningerne til samtalen. Ansøgningen skal give lyst til at høre mere.

Layout, der matcher dit CV

Når CV og ansøgning bruger samme skrifttype, farve og topdel, ser de ud som et sæt, og det virker gennemarbejdet. Det er en lille ting, men læseren lægger mærke til det, især når de har mange ansøgninger foran sig. Hold farven til navnet eller en tynd streg i topdelen. Brødteksten skal være sort eller mørkegrå.

Undgå billeder, ikoner og grafik i ansøgningen. Et foto hører til i CV'et, hvis du vil have et med. Rammer, baggrundsfarver og to kolonner gør ansøgningen sværere at læse, og nogle rekrutteringssystemer læser teksten forkert, hvis den står i tekstbokse eller tabeller.

Ansøgning: KontorassistentAnsøgning: Grafisk designerAnsøgning: Revisor

PDF eller Word, og hvad skal filen hedde?

Send ansøgningen som PDF, medmindre opslaget beder om noget andet. En PDF ser ens ud, uanset hvilken computer eller telefon den bliver åbnet på, og layoutet flytter sig ikke. Word-filer kan se anderledes ud hos modtageren, hvis de ikke har samme skrifttype installeret.

Giv filen et navn, der siger, hvad den er. "Ansøgning Sara Lund – Kundeservicemedarbejder.pdf" er lettere at finde igen end "dokument1.pdf". Skal du indsætte teksten i et felt i et rekrutteringssystem, så tjek bagefter, at afsnit og linjeskift står rigtigt.

• Gem som PDF fra Word eller Google Docs med "Gem som" eller "Download som PDF".
• Åbn PDF'en og tjek, at den fylder én side, og at intet er flyttet sig.
• Brug dit navn og stillingen i filnavnet.
• Send CV og ansøgning som to filer, medmindre opslaget beder om én samlet fil.

Når ansøgningen skal i et tekstfelt eller en mail

Mange danske arbejdsgivere bruger rekrutteringssystemer som Emply, HR-ON eller Talentech. Nogle beder dig uploade ansøgningen som fil, andre har et tekstfelt, hvor du indsætter teksten direkte. I et tekstfelt forsvinder skrifttype, farver og topdel, så her er det kun afsnittene og luften mellem dem, der er tilbage. Skriv derfor altid ansøgningen færdig i et dokument først, og indsæt den bagefter.

Beder opslaget dig sende en mail, så er selve mailen ikke en ekstra ansøgning. Skriv tre til fire linjer om, hvilken stilling du søger, og at CV og ansøgning er vedhæftet som PDF. Emnelinjen skal sige, hvad mailen handler om, for eksempel "Ansøgning: Kundeservicemedarbejder (jobnr. 2481)".

• Indsæt teksten uden formatering, og tjek bagefter, at der er en tom linje mellem afsnittene.
• Fjern topdelen i et tekstfelt. Dine kontaktoplysninger står allerede i formularen.
• Hold øje med tegnbegrænsninger. Er feltet kortere end din ansøgning, så forkort teksten i stedet for at klippe den midt i en sætning.
• Upload både en PDF og indsæt teksten, hvis systemet giver mulighed for begge dele.
• Send en testmail til dig selv, hvis du er i tvivl om, hvordan mailen ser ud hos modtageren.

Typiske fejl i opsætningen

De fleste fejl i opsætningen kommer af, at man prøver at få for meget med på siden, eller at man bruger en skabelon, der er lavet til at se flot ud frem for at blive læst. Læseren bruger kort tid på første gennemlæsning, og alt, der gør det sværere at finde rundt, trækker ned.

Gå din ansøgning igennem for disse fejl. Du kan rette de fleste af dem på få minutter.

• Skriften er gjort mindre end 10 punkt for at få teksten til at passe på én side.
• Margenerne er så smalle, at teksten står helt ude ved kanten.
• Hele ansøgningen er én lang tekstblok uden luft mellem afsnittene.
• Der er brugt flere skrifttyper, farver eller meget fed og kursiv i brødteksten.
• Topdelen i ansøgningen ser anderledes ud end i CV'et, så de ikke ligner et sæt.
• Teksten står i tekstbokse, tabeller eller to kolonner, som rekrutteringssystemer kan læse forkert.

Tjekliste før du sender

Brug et par minutter på at se ansøgningen igennem som en modtager ville. Print den gerne, eller se den på telefonen, hvor mange rekrutterere åbner den første gang. Fejl i opsætningen ser man lettest, når teksten står et andet sted end der, hvor den blev skrevet.

Læs til sidst korrektur højt. Det er den hurtigste måde at fange manglende ord, gentagelser og sætninger, der er blevet for lange.

• Fylder ansøgningen præcis én side?
• Er navn, telefon og mail de samme som i dit CV?
• Er virksomhedens og kontaktpersonens navne stavet rigtigt?
• Er der luft mellem afsnittene, og er teksten venstrestillet?
• Er der kun én skrifttype, og er brødteksten i 10,5-12 punkt?
• Står datoen rigtigt, og passer stillingsbetegnelsen med opslaget?
• Er filen gemt som PDF med et sigende filnavn?