CV-eksempel: Kontorassistent
Kontor & Administration
Opdateret · Af SkarptCV-redaktionen
Administrative stillinger får ofte mange ansøgere, så dit CV skal skille sig ud på præcision og systemkendskab. Vis, hvilke opgaver du har ejet — bogholderi, kundekontakt, koordinering — og hvilke systemer du mestrer. Dette eksempel viser strukturen.
Kort fortalt: Hvad skal et kontorassistent-CV indeholde?
En kort profiltekst med dine kerneområder, erhvervserfaring med konkrete opgaver og omfang, en sektion med IT-systemer, uddannelse og eventuelle kurser samt sprog. Systemnavnene er særligt vigtige, fordi de bliver brugt som søgeord i screeningen.
- Typisk løn
- 28.000-35.000 kr./md.
- Skabelon i eksemplet
- Professionel
Fiktivt CV-eksempel — person og ansættelser er opdigtede. Bygget med en af vores CV-skabeloner
Se ansøgningen til dette CVKontorassistent til økonomi og kundekontakt hos Bredsten Ejendomsadministration A/SEt opslag som kontorassistent tiltrækker ofte mange ansøgere, og den, der sorterer bunken, har sjældent tid til at læse hvert CV grundigt. Derfor bliver der kigget efter få, tydelige signaler: Hvilke systemer kan du arbejde i fra første dag? Hvilke opgaver har du haft selvstændigt ansvar for? Og ser selve CV'et ordentligt og gennemtænkt ud? Et kontor-CV er nemlig også en arbejdsprøve — rod i datoer eller stavefejl i overskrifterne bliver lagt mærke til.
Det, der får et administrativt CV til at skille sig ud, er præcision. "Diverse kontoropgaver" kan dække over alt fra kaffebrygning til ansvaret for hele faktureringen, og læseren kan ikke se forskel. Skriv i stedet, hvad du konkret har håndteret: fakturaer i e-conomic, journalisering i et ESDH-system, kalenderstyring for tre ledere eller rejseafregninger for en salgsafdeling. Jo mere konkret, jo lettere er det at se dig i stillingen.
Arbejdsgivere vægter forskelligt. En kommune eller en styrelse leder efter erfaring med sagsbehandling, journalisering og korrekt forvaltningssprog. En mindre privat virksomhed vil hellere have en bred profil, der kan tage telefonen, sende fakturaer og holde styr på leverandører. Et større selskab søger ofte en specialist i én proces, fx ordrebehandling eller kreditorer. Det samme CV kan tilpasses alle tre, når grundstrukturen er i orden.
På siden her får du et færdigt CV-eksempel til en kontorassistent, fire profiltekster til forskellige situationer, formuleringer til dine erfaringspunkter og en gennemgang af de fejl, der oftest koster administrative ansøgere en samtale.
Upload dit gamle CV — AI bygger et nyt på under et minut. Gratis at prøve. Skabelonen Professionel vælges automatisk til dig.
Profiltekst til dit kontorassistent-CV: 4 eksempler
Profilteksten er de 3-5 linjer øverst i CV'et — og den mest læste tekst i hele dokumentet. Brug eksemplerne som udgangspunkt, og tilpas dem til din erfaring og det konkrete job:
“Jeg er kontorassistent med ti års erfaring fra transport- og ejendomsbranchen, hvor jeg har haft ansvar for fakturering, bilagshåndtering og kundekontakt. Jeg arbejder dagligt i Business Central og Excel og er den, kollegerne spørger, når en faktura ikke stemmer. Jeg søger en bred kontorstilling med fast ansvar for økonomiadministrationen.”
“Jeg er netop færdig med kontoruddannelsen med speciale i administration og har haft min elevtid i en mellemstor handelsvirksomhed. Jeg har arbejdet med ordreindtastning, fakturering og mødebooking og er hurtig til at lære nye systemer. Jeg søger en fast stilling, hvor jeg kan bruge min struktur og udvikle mig inden for økonomi.”
“Jeg har syv års erfaring fra detailhandlen, de seneste tre som souschef med ansvar for vagtplaner, varebestilling og dagsafslutning. Jeg vil nu bruge min erfaring med tal, systemer og kundekontakt i en administrativ stilling. Jeg har gennemført et AMU-kursus i regneark og arbejder sikkert i Office-pakken.”
“Jeg er administrativ medarbejder med fem års erfaring fra en kommunal forvaltning, hvor jeg journaliserer i SBSYS, forbereder møder og besvarer borgerhenvendelser. Jeg kender reglerne for aktindsigt og skriver klart og korrekt til både borgere og ledelse. Jeg søger en stilling med ansvar for sagsgange og mødeadministration.”
Vil du dybere ned i håndværket? Læs guiden Profiltekst til CV — sådan skriver du den
Sådan bygger du dit kontorassistent-CV — sektion for sektion
Profiltekst: dine kerneopgaver og systemer
Skriv tre til fem linjer i jeg-form, der fortæller, hvilken slags kontorarbejde du er stærkest i. Er det økonomiadministration, kundekontakt, sekretærfunktion eller sagsbehandling? Nævn et par af de systemer, du bruger dagligt, og slut med den type stilling, du søger. Undgå at åbne med "serviceminded og struktureret" — det står i næsten alle administrative CV'er.
Erhvervserfaring: opgaver med volumen
Under hver stilling skriver du titel, arbejdsplads, by og periode og derefter 3-5 punkter. Tænk i opgaver, du har ejet: fakturering, bilagshåndtering, mødebooking, journalisering, ordreindtastning, rejseafregninger. Sæt gerne omfang på — antal fakturaer om måneden, hvor mange ledere du har betjent, eller hvor mange henvendelser du tager om dagen.
IT og systemer i en sektion for sig
Systemkendskab er ofte det, der afgør, om du kommer videre. Lav derfor en tydelig liste: Office-pakken (gerne med Excel-niveau), økonomisystemer som e-conomic, Business Central eller SAP, ESDH-systemer som SBSYS, Workzone eller F2 og eventuelt CRM. Skriv systemerne med deres rigtige navne, så de bliver fundet, når der søges i ansøgningerne.
Uddannelse og elevtid
Har du kontoruddannelsen, så skriv specialet, fx administration, offentlig administration eller økonomi, og hvor du var elev. Elevtiden er reel erhvervserfaring, og en linje om de opgaver, du havde, gør den mere værd. Har du en anden baggrund, er det helt fint — skriv din højeste uddannelse og lad erfaringen bære resten.
Kurser og sprog
Korte kurser i Excel, økonomisystemer, GDPR eller skriftlig kommunikation viser, at du holder dig opdateret. Skriv kursets navn, udbyder og år. Sprog får en kort linje med et ærligt niveau: dansk og engelsk er standard, og tysk eller et nordisk sprog kan være en fordel i virksomheder med udenlandske kunder.
Systemer og kompetencer, arbejdsgivere screener for
Kompetencesektionen scannes af både rekrutteringssystemer og mennesker. Disse nøgleord går igen i jobopslag for kontorassistent-stillinger — brug dem, du reelt mestrer:
Usikker på, hvilke kompetencer der hører hjemme på CV'et? Se guiden Kompetencer på CV
Sådan skriver du et skarpt kontorassistent-CV
Skriv dine systemer med deres rigtige navne. "Økonomisystem" er for vagt — "Business Central" eller "e-conomic" er det ord, en rekrutteringsmedarbejder søger på.
Vis ejerskab. Skriv de opgaver, du har haft ansvaret for alene, og vær ærlig om, hvad du har bidraget til sammen med andre. Det giver et mere troværdigt billede end en lang liste.
Sæt omfang på dine opgaver, når du kan. Antal fakturaer, bilag, ledere, henvendelser eller medarbejdere, du har betjent, gør det let at sammenligne dig med stillingen.
Konkretiser dit Excel-niveau. Pivottabeller, opslagsfunktioner og simple formler er noget, mange arbejdsgivere efterspørger, men "god til Excel" siger ikke, hvad du faktisk kan.
Læs korrektur to gange — og få gerne en anden til at læse med. I administrative job er stavefejl i CV'et et direkte signal om, hvordan dine breve og mails vil se ud.
Brug en rolig opsætning med konsekvente datoer og ens punktopstilling. Læseren skal kunne se din systematik, før hun har læst et ord.
Vis diskretion gennem opgaverne. Har du håndteret personaledata, løn eller fortrolige dokumenter, kan du skrive det sagligt — det fortæller mere end ordet "diskret".
Fra 'diverse ad hoc-opgaver' til konkrete resultater — før og efter
Administrative CV'er drukner ofte i brede formuleringer. Systemer, mængder og forbedringer gør din erfaring målbar:
Lavede fakturering
Udsteder og kontrollerer ca. 400 fakturaer om måneden i e-conomic og følger op på afvigelser med sælgerne
Tog mig af telefonen
Besvarer 30-40 henvendelser dagligt på telefon og mail og løser selv de fleste spørgsmål om ordrer og levering
Hjalp chefen med kalender
Styrer kalendere for tre ledere, booker møder og rejser og forbereder dagsordener og materiale til bestyrelsesmøder
Arbejdede med journalisering
Journaliserer indgående post og sager i SBSYS og sikrer, at dokumenter lever op til forvaltningens krav til notatpligt
Var med til at forbedre rutiner
Opbyggede en fælles oversigt i Excel over åbne fakturasager, så ingen sager blev liggende uden ansvarlig
Oplærte nye
Oplærte to nye kolleger og en kontorelev i fakturarutiner og skrev en kort vejledning, som afdelingen stadig bruger
Typiske fejl i et kontorassistent-CV
En liste med "diverse administrative opgaver"
Den formulering findes i rigtig mange kontor-CV'er og fortæller intet. Del den op i de konkrete opgaver, du faktisk har løst, og sæt de vigtigste først.
Office-pakken som eneste system
Word og Outlook forventes. Har du arbejdet i et økonomi-, ESDH- eller CRM-system, er det dét, der adskiller dig. Mange glemmer at nævne systemer, de har brugt i årevis.
Elevtiden bliver gemt væk
Som nyuddannet er elevtiden din vigtigste erfaring. Står den kun som en linje under uddannelse, ser det ud, som om du ikke har arbejdet. Giv den en plads under erhvervserfaring med konkrete opgaver.
Uensartet opsætning
Skiftende datoformater, forskellige skrifttyper og punkter, der nogle gange slutter med punktum og andre gange ikke. Det ligner en detalje, men i et job, hvor orden er kernen, bliver det bemærket.
Sådan tilpasser du CV'et til jobopslaget
Kontoropslag er ofte lange lister af opgaver. Marker de tre-fire, der står øverst eller bliver gentaget, og sørg for, at netop de står i din profiltekst og i de første punkter under din seneste stilling. Brug gerne opslagets egne ord: står der "kreditorbogholderi", så skriv ikke kun "betalinger".
Læg også mærke til, hvilken sektor du søger i. Til en offentlig arbejdsplads trækker du journalisering, sagsgange og borgerkontakt frem. Til en privat virksomhed fremhæver du fakturering, kundeservice og tempo. Er systemet nævnt i opslaget, og kender du det, skal det stå i profilteksten — kender du et lignende system, så skriv det og nævn, at du lærer nye systemer hurtigt.
Søger du mange stillinger? Med Aktiv jobsøger indsætter du et link til jobopslaget og får en målrettet kopi af dit CV og en færdig ansøgning. Se hvordan
Karrierevej og jobtitler for kontorassistent
Kontorassistent er en stilling med mange veje videre. Nogle specialiserer sig i økonomi og bliver regnskabsassistent eller bogholder, gerne med et kursus eller en akademiuddannelse ved siden af. Andre går mod HR-administration, løn eller indkøb, og nogle bliver ledelsessekretær eller office manager med ansvar for hele kontorets drift.
I den offentlige sektor kan erfaring med sagsbehandling og journalisering føre til stillinger som administrativ koordinator, sagsbehandler eller teamkoordinator. Uanset retning er det en god idé at lade CV'et vise, hvilken del af kontorarbejdet du trives bedst med — det gør det lettere for den næste arbejdsgiver at se, hvor du passer ind.
Jobtitler, du kan søge efter
Brug titlerne, når du søger job — og når du skriver din titel i CV'et, så du matcher det, arbejdsgiverne kalder stillingen:
Skabelonen bag dette CV-eksempel
Eksemplet er sat op i CV-skabelonen Professionel — vores mest populære CV-skabelon: ren, professionel og ATS-venlig med en klassisk opbygning, der passer til stort set alle brancher.
Se vores professionelle cv-skabelonerAnsøgning til kontorassistent: den, der hører til CV'et
Personen bag dette CV har også skrevet en ansøgning — til stillingen som kontorassistent til økonomi og kundekontakt hos Bredsten Ejendomsadministration A/S. Ansøgningen bygger kun på erfaringen i CV'et og viser, hvordan de to dokumenter spiller sammen. Sådan starter den:
“Da jeg læste jeres opslag, genkendte jeg min egen hverdag: fakturaer, der skal være rigtige første gang, og kunder, der skal have et klart svar hurtigt. Jeg har arbejdet med netop den kombination i 11 år, først i ejendomsbranchen og nu i transport, og jeg vil gerne bruge den i en bred kontorrolle hos jer.”Læs hele ansøgningen til kontorassistent
Spørgsmål og svar om kontorassistent-CV'et
Hvad skal et kontorassistent-CV indeholde?
En kort profiltekst med dine kerneområder, erhvervserfaring med konkrete opgaver og omfang, en sektion med IT-systemer, uddannelse og eventuelle kurser samt sprog. Systemnavnene er særligt vigtige, fordi de bliver brugt som søgeord i screeningen.
Hvordan skiller jeg mig ud, når der er mange ansøgere?
Med præcision og tilpasning. Skriv opgaver og systemer i stedet for egenskaber, sæt tal på, hvor det giver mening, og tilpas profilteksten, så de vigtigste opgaver fra opslaget står i de første linjer.
Tæller erfaring fra butik eller service?
Ja. Kassehåndtering, dagsafslutning, vagtplaner, varebestilling og kundekontakt viser, at du er nøjagtig og kan holde mange ting kørende. Beskriv det med administrative ord, fx "daglig kasseafstemning" i stedet for "stod ved kassen".
Skal jeg have en kontoruddannelse for at få job som kontorassistent?
Det er en fordel og står ofte i opslaget, men mange bliver ansat på erfaring. Har du ikke uddannelsen, så vis i stedet de opgaver og systemer, du kan, og nævn relevante kurser.
Hvor langt skal et kontor-CV være?
Én side er nok for de fleste, og to sider er fint med mange års erfaring. Giv de seneste stillinger flest punkter, og saml ældre eller kortvarige job i korte linjer.
Skal jeg nævne GDPR?
Hvis du har håndteret personoplysninger, fx kundedata, personalemapper eller borgersager, så skriv det kort. Mange administrative stillinger kræver, at du kender reglerne i praksis, og det er et godt signal om ansvarlighed.
Hvilke kurser giver mest værdi?
Korte, konkrete kurser i Excel, i det økonomisystem stillingen bruger, eller i professionel skriftlig kommunikation. Et nyligt kursus viser også, at du udvikler dig, hvilket tæller i sig selv.
Skal der være foto på CV'et?
Det bestemmer du selv, og mange administrative ansøgere vælger et. Bruger du et foto, så vælg et roligt portræt med neutral baggrund. Indholdet — opgaver og systemer — vejer stadig tungest.
Hvilken CV-skabelon passer til en kontorassistent?
En overskuelig skabelon med tydelige sektioner, så systemer og opgaver kan findes hurtigt. Eksemplet her er lavet med skabelonen Professionel, men alle vores skabeloner er ATS-venlige og kan bruges til administrative job.
Flere CV-eksempler
Se, hvordan et stærkt CV ser ud i andre fag — hvert eksempel har skrivetips, færdige formuleringer og et komplet CV, du kan lade dig inspirere af.