Hvad er et ATS, og hvordan får du dit CV igennem?

Hvad er et ATS?

Et ATS er et administrativt værktøj til rekruttering. Det erstatter mailboksen og regnearket, som mange virksomheder tidligere brugte til at holde styr på ansøgere. Når en stilling slås op, opretter HR eller lederen et opslag i systemet, og alle ansøgninger lander samlet ét sted, hvor de kan læses, kommenteres, deles med et ansættelsesudvalg og flyttes gennem forløbet.

For dig som ansøger er det vigtigste, at systemet ikke kun gemmer din PDF. De fleste systemer forsøger også at aflæse dit CV og lægge oplysningerne ind i en struktureret kandidatprofil. Det kaldes parsing. Det er denne profil, rekrutteringsansvarlige søger og filtrerer i, især når der er mange ansøgere eller når de leder i en database med tidligere kandidater.

• Modtager ansøgninger fra jobopslag, jobportaler og virksomhedens egen karriereside
• Udtrækker navn, kontaktoplysninger, stillinger, datoer, uddannelse og kompetencer fra CV'et
• Stiller screeningsspørgsmål, fx om kørekort, autorisation eller arbejdstilladelse
• Lader rekrutteringsansvarlige søge, filtrere, kommentere og dele ansøgninger
• Sender automatiske mails: kvittering, invitation til samtale og afslag
• Gemmer kandidatdata og sletter dem igen efter virksomhedens regler for opbevaring

Hvilke ATS-systemer bruges i Danmark?

Det danske marked har en række systemer, der er udviklet til nordiske forhold, og nogle store internationale systemer, som især bruges af koncerner. Blandt de mest udbredte i Danmark er Emply, HR-ON og Talentech. Store internationale virksomheder bruger ofte systemer som Workday eller SAP SuccessFactors, mens mange mindre og mellemstore virksomheder bruger Teamtailor eller lignende løsninger.

Du kan tit se, hvilket system en virksomhed bruger, ved at kigge på adressen i browseren, når du står i ansøgningsformularen, eller på afsenderen af kvitteringsmailen. Det er ikke nødvendigt at kende systemet for at skrive et godt CV, men det kan forklare, hvorfor formularen beder dig om at udfylde felter, som du synes står i dit CV i forvejen.

Offentlige arbejdsgivere som kommuner og regioner bruger også rekrutteringssystemer, og her er ansættelsesudvalg og faste procedurer typisk en del af forløbet. Små virksomheder uden HR-afdeling beder derimod ofte bare om en mail med CV og ansøgning, og så er der intet system imellem dig og lederen.

Hvad sker der med dit CV, når du trykker "Send"?

Forløbet ser lidt forskelligt ud fra system til system, men de grundlæggende trin går igen. Tabellen viser, hvad der typisk sker, og hvad du kan gøre ved hvert trin.

Bliver dit CV frasorteret af en robot?

Som udgangspunkt nej. I de fleste danske rekrutteringsforløb er det et menneske, der beslutter, hvem der går videre. Systemet hjælper med at sortere og finde, men det er lederen eller HR, der læser og vælger. Det betyder ikke, at systemet er ligegyldigt. Hvis den rekrutteringsansvarlige filtrerer på "kørekort B" eller søger efter "Business Central", og det ikke fremgår af din profil, kommer du længere ned i bunken eller dukker slet ikke op.

Der er to situationer, hvor systemet reelt kan sortere dig fra. Den første er screeningsspørgsmål med et ufravigeligt krav, fx "Har du dansk autorisation som sygeplejerske?". Svarer du nej, kan ansøgningen blive markeret eller frasorteret automatisk. Den anden er AI-funktioner, som nogle systemer har fået, og som rangerer eller matcher kandidater mod opslaget. Her vægter de ord og den erfaring, der står i dit CV, endnu tungere.

Du har også rettigheder. Efter GDPR har du som udgangspunkt ret til ikke at blive udsat for en afgørelse, der alene er truffet automatisk, når den har betydning for dig, og EU's AI-forordning stiller særlige krav til AI-systemer, der bruges til rekruttering. Er du i tvivl om, hvordan en virksomhed behandler din ansøgning, kan du spørge og bede om indsigt i de oplysninger, de har om dig.

Layout, som systemet kan læse

Parsing går sjældent galt på grund af selve indholdet. Det går galt, når layoutet gør det svært for systemet at finde ud af, hvad der er en stillingsbetegnelse, hvad der er en dato, og i hvilken rækkefølge teksten skal læses. Et CV kan sagtens have farver, et foto og en flot typografi. Det afgørende er, at teksten er rigtig tekst, og at strukturen er logisk.

En god test er at åbne din PDF, markere al tekst og kopiere den ind i et tomt dokument. Kommer teksten ud i en fornuftig rækkefølge, med overskrifter, stillinger og datoer på rette plads, er der gode chancer for, at et rekrutteringssystem også kan læse den. Kommer der ingenting ud, eller står kolonnerne flettet ind i hinanden, bør du ændre layoutet.

Nøgleord: sådan matcher du jobopslaget

Nøgleord er de konkrete ord, en rekrutteringsansvarlig ville søge efter for at finde den rette kandidat: stillingsbetegnelsen, fagsystemer, certificeringer, faglige metoder og krav som kørekort eller autorisation. De står næsten altid i jobopslaget. Din opgave er at sikre, at de af dem, du faktisk har, også står i dit CV med samme ordlyd.

Ordlyden betyder noget. Søger opslaget efter en "bogholder", og står der kun "regnskabsmedarbejder" i dit CV, kan du blive overset i en søgning, selv om jobbet er det samme. Skriv da den titel, du havde, og brug opslagets ord i din profiltekst. Det samme gælder systemer: kender du Business Central, og opslaget skriver Navision, så skriv begge dele.

Nøgleord skal stå, hvor de hører hjemme: i profilteksten, i kompetencelisten og i beskrivelsen af dine stillinger. Det er ikke en god idé at kopiere opslaget ind med hvid skrift eller lave en lang liste uden sammenhæng. Det bliver opdaget, når et menneske læser CV'et, og det får dig til at se mindre troværdig ud.

• Sæt streg under alle konkrete krav og fagord i opslaget
• Del dem i tre bunker: har du, har du delvist, har du ikke
• Sørg for, at alle ord fra den første bunke står i CV'et med opslagets stavemåde
• Nævn de vigtigste igen i dine stillingsbeskrivelser med et konkret eksempel
• Skriv forkortelser helt ud mindst én gang, fx "Customer Relationship Management (CRM)"
• Lad være med at skrive ord, du ikke kan stå inde for til en samtale

Filformat, filnavn og ansøgningsformularen

PDF er det mest sikre valg til danske jobansøgninger, så længe den indeholder ægte tekst. En PDF, du eksporterer fra Word, Google Docs eller et CV-værktøj, er fin. En PDF, der i virkeligheden er et billede, fx fordi du har scannet dit CV eller gemt det som foto, kan systemet ikke læse. Beder formularen specifikt om Word, så send Word.

Giv filen et navn, der giver mening for den, der modtager den, fx "CV Mette Holm.pdf". Filnavnet kan blive vist i systemet, og "cv_final_ny3.pdf" ser sjusket ud. Upload kun ét CV per ansøgning, og hold dig til én side ansøgning, medmindre opslaget beder om andet.

Tag dig tid til formularen. Mange springer felterne over med henvisning til "se vedhæftede CV", men felterne er ofte dem, systemet filtrerer på. Når et system har aflæst dit CV og forudfyldt profilen, så tjek resultatet og ret fejl, fx forkerte datoer eller en stilling, der er havnet under uddannelse. Med SkarptCV kan du importere dit gamle CV, få det sat op i en ren struktur og eksportere en tekstbaseret PDF, så du ikke selv skal kæmpe med layoutet.

Tjekliste før du sender din ansøgning

Brug listen her, inden du trykker "Send". Den tager fem minutter og fanger de fejl, der oftest gør et CV svært at finde eller læse i et rekrutteringssystem.

• Kan du markere og kopiere al tekst i PDF'en, og kommer den ud i rigtig rækkefølge?
• Står dine overskrifter som Profil, Erhvervserfaring, Uddannelse og Kompetencer?
• Har hver stilling titel, arbejdsgiver, by og periode i samme format?
• Står opslagets vigtigste fagord og systemnavne i dit CV, hvor de er sande?
• Står navn, telefon og mail i selve dokumentet og ikke kun i sidehovedet?
• Er filnavnet pænt, og er det den rigtige version, du har vedhæftet?
• Har du tjekket den forudfyldte profil i formularen og rettet fejl?
• Har du svaret præcist på screeningsspørgsmålene?